Szanowni Państwo,
niniejsza Polityka prywatności pomoże Państwu podejmować przemyślane i świadome decyzje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Rent like home sp. z o.o. z siedzibą rejestrową przy ul. Koszykowej 61A w Warszawie, prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.
Wprowadzenie
Niniejszy dokument zawiera Naszą Politykę Prywatności tj. zasady jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one ważne dla nas oraz wierzymy, że są one ważne również dla Państwa.
Polityka Prywatności realizuje cztery najważniejsze cele tj.:
wyjaśnienie, w jaki sposób organizacja przetwarza informacje, które Państwo jej dostarczają, aby jeszcze lepiej dopasowywać swoje produktu i usługi do Państwa oczekiwań;
zagwarantowanie, że wszelkie informacje o procesie przetwarzania Państwa danych, zostały przedstawione w sposób jasny i przejrzysty;
zapewnienie Państwa, że dane osobowe przetwarzane przez organizację są bezpieczne w stosunku do zagrożeń jakie pojawiają się w procesach ich przetwarzania,
zapewnienie transparentności w kontaktach z przedstawicielami organizacji, tak by realizacja Państwa prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.
Wszystkie informacje, które są od Państwa pobierane są związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną działalnością organizacji tj. najem apartamentów własnych oraz pośrednictwo w najmie apartamentów należących do ich właścicieli. Lloyd Apartments sp. z o.o. jest administratorem Państwa danych osobowych, co oznacza, że decyduję o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że jako administrator danych organizacja jest podmiotem odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe. W zakresie realizacji jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z Państwa danymi osobowymi należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:
rodo@rentlikehome.com
Ogólnie rzecz biorąc wszelkie dane osobowe w organizacji są podzielone na procesy, w których są one przetwarzane ze względu na główny cel, który przyświeca temu przetwarzaniu oraz kategorię osób, których dane dotyczą. Będą to kolejno:
Rekrutacja
Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w celu dokonania wyboru najbardziej odpowiednich kandydatów do pracy na konkretne stanowiska, na potrzeby obecnych jak i przyszłych rekrutacji. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (w zakresie danych wrażliwych, które mogą znaleźć się w dokumentach aplikacyjnych) lub w celu zawarcia umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej, jak również na podstawie przepisów prawa pracy. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym procesie jest również prawnie uzasadniony cel przetwarzania tj. działania statystyczne, dotyczące raportowania oraz kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie na podstawie Państwa zgody jest dobrowolne, jednak ich niepodanie utrudni nam sprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji. W zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy odnośnie rekrutacji podanie części danych osobowych jest obligatoryjne, a części fakultatywne. W procesie rekrutacji, jeżeli nie zostaną Państwo wybrani, a wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 2 lata od ostatniej Państwa reakcji na propozycję kolejnej rekrutacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie rekrutacji (np. portale pośredniczące w poszukiwaniu pracy) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
Zatrudnienie
Dane osobowe pracowników i współpracowników są przetwarzane w celu obsługi procesu zatrudnienia personelu oraz zapewnienia wsparcia w zakresie realizacji umów cywilnoprawnych obsługiwanych w pozostałych procesach przetwarzania danych osobowych, jak również bezpieczeństwa osób i mienia. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w za-kresie danych wrażliwych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez spółkę lub Państwa, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dodatkowo Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu realizacji umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej. Ostatecznie Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu spółki w zakresie ochrony osób i mienia, statystyki, raportowania i kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 10 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z zatrudnieniem (za wyjątkiem osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 – wtedy okres ten wynosi 50 lat). W procesie zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie zatrudnienia jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. podmioty świadczące usługi pakietu socjalnego), o czym będą Państwo przez nich informowani.
Proces najmu apartamentów
Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu świadczenia usług najmu apartamentów. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie celu jakim jest realizacja umowy, która została zawarta, na podstawie przepisów prawa w zakresie rozliczenia świadczonych usług jak i w tzw. prawnie uzasadnionym celu administratora danych tj. analiza danych jakościowych świadczonych usług. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości świadczenia usług. W procesie świadczenia usług przez spółkę dane będą przechowywane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z realizowaną usługą. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie (np. podmioty zapewniające obsługę wynajmowanych nieruchomości lub dostawcy oprogramowania informatycznego) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
Proces pośrednictwa najmu apartamentów
Dane osobowe właścicieli nieruchomości i przedstawicieli właścicieli nieruchomości (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu świadczenia usług pośrednictwa najmu apartamentów oraz zarządzania nieruchomościami. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie celu jakim jest realizacja umowy, która została zawarta, na podstawie przepisów prawa w zakresie rozliczenia świadczonych usług jak i w tzw. prawnie uzasadnionym celu administratora danych tj. analiza danych jakościowych świadczonych usług. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy i świadczenia usług. W procesie świadczenia usług przez spółkę dane będą przechowywane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z realizowaną usługą. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie (np. podmioty zapewniające obsługę wynajmowanych nieruchomości lub dostawcy oprogramowania informatycznego) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
Proces marketingowy
Dane osobowe klientów i potencjalnych klientów (prospektów) są przetwarzane w celu świadczenia możliwości przedstawienia oferty własnych produktów i usług, udzielenia odpowiedzi na zapytania ofertowe oraz w celu prowadzenia aktywnych działań marketingowych wybranymi kanałami komunikacji. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (marketing wybranymi kanałami komunikacji) lub w celu zawarcia umowy w przypadku zapytań ofertowych kierowanych do spółki, jak również w celu jej realizacji w ramach zapisania się do Newsletter. Dodatkowo Państwa dane są przetwarzania na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego celu administratora danych osobowych w momencie gdy polecamy usługi spółki w kontaktach osobistych lub tworzymy statystyki i raporty marketingowe. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam udzielenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe lub przedstawianie naszej oferty w sposób dopasowany do Państwa indywidualnych potrzeb. W procesie Państwa dane osobowe są przechowywane przez 3 lata od odwołania przez Państwa zgody, jeżeli ją Państwo wyrazili. W pozostałym zakresie również 3 lata od zakończenia świadczenia usługi biuletynu informacyjnego tj. od ostatniego aktywnego działania na danych osobowych lub złożenia przez Państwa zapytania ofertowego Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie marketingowym (np. dostawcy usług mailingu) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
Proces księgowy
Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu realizacji wszelkich rozliczeń z klientami, dostawcami, jak również zapewnieniu zgodności działalności spółki z przepisami prawa podatkowego. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie uregulowań wynikających m.in. z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest realizacja umowy, która została zawarta jak i tzw. prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych tj. analiza danych statystycznych oraz sporządzanie bilansów księgowych. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości prawidłowego rozliczenia usług. W procesie księgowym dane będą przetwarzane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z rozliczeniem dokumentów księgowych. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie księgowym (np. zewnętrzne biura rachunkowe) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. organy podatkowe lub biegli rewidenci), o czym w razie kontaktu będą Państwo przez nich informowani.
Proces przetwarzania danych dostawców
Dane osobowe dostawców i przedstawicieli dostawców (w przypadku korzystania z dostawców instytucjonalnych) są przetwarzane w celu realizacji umowy dostawy lub świadczenia usług. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie celu jakim jest realizacja umowy, która została zawarta jak i w tzw. prawnie uzasadnionym celu administratora danych tj. reklamacje i rękojmia za wady. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości korzystania z usług dostawców. W procesie przetwarzania danych dostawców przez spółkę dane będą przechowywane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z realizacją dostawy lub usługi. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie (np. podmioty współpracujące ze spółką) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
Państwa uprawnienia
Chcielibyśmy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy możliwość skorzystania z następujących uprawnień:
prawo dostępu do treści danych – mogą Państwo zwrócić się o opisanie procesu przetwarzania konkretnie Państwa danych osobowych oraz o udostepnienie wszelkich danych osobowych gromadzonych na Państwa temat. Zaznaczamy jednak, że nadmierne korzystanie z tego uprawnienia utrudni pracę w organizacji, wiec prosimy o rozwagę w korzystaniu z tego uprawnienia,
prawo do sprostowania danych – dokładamy wszelkiej staranności by zawsze przetwarzać jak najbardziej aktualne dane na Państwa temat, jednak jeżeli okaże się, że dane, które przetwarzamy stały się nieprawidłowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich sprostowanie,
prawo do usunięcia danych – jeżeli okaże się, że nie chcą już Państwo aby organizacja nadal przetwarzał Państwa dane osobowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich usunięcie. Zaznaczamy jednak, że prawo to nie w każdym przypadku będzie mogło być zrealizowane, gdyż część danych organizacja musi zachować ze względu na wiążące przepisy prawa,
prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli stwierdzą Państwo, że dane które są przetwarzane przez organizację z jakichś względów nie powinny być usunięte po ww. okresach czasu (retencja danych), mogą się Państwo zwrócić o ich dalsze przechowywanie,
prawo do przenoszenia danych - jeżeli okaże się że Państwa dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych to mogą się Państwo zwrócić o ich przeniesienie do innego usługodawcy lub bezpośrednio do Państwa. Zaznaczam jednak, że uprawnienie to dotyczy tylko tych danych, które Państwo sami dostarczyli,
prawo do sprzeciwu – zawsze mogą się Państwo zwrócić ze sprzeciwem wobec przetwarzania konkretnych danych osobowych w konkretnym celu. W każdym takim przypadku sprzeciw zostanie rozpatrzony i Państwa uwagi uwzględnione w procesach przetwarzania Państwa danych na przyszłość,
prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie mogą Państwo cofnąć wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jednak wszelkie działania, które zostały wykonane na Państwa danych przed jej cofnięciem pozostaną ważne,
prawo do wniesienia skargi – jeżeli uznają Państwo, że organizacja narusza Państwa prawo do prywatności zawsze mogą Państwo zwrócić się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą, jednak zachęcamy do wspólnego rozstrzygnięcia Państwa wątpliwości zanim podejmą Państwo taką decyzję.
Podsumowanie
Podsumowując organizacja i cały jej personel dokłada szczególnej staranności by procesy przetwarzania Państwa danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Państwa sferę prywatności jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Państwa danych osobowych zajdzie wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa prosimy o kontakt: rodo@rentlikehome.com